こちらのページでは、文書作成関連研修のメリットや、研修を成功させるポイントについて紹介します。
文書作成関連研修を受講するにあたって、どのようなメリットがあるのかご紹介します。
普段メールや手紙に慣れている方でも戸惑うのが"ビジネス"の場でのやりとり。ビジネス文書は情報伝達のツールとして欠かせないものですが、様々な決まりがあります。社内外での文書のやりとりのマナーはもちろん、文書作成のポイントや留意点などを研修で効率よく学習できます。 業務効率化を図るためのビジネス文書とビジネスメールのルールやマナーをおさえておけば、ビジネスを円滑にに進められます。
ビジネスをスムーズに進めていくためには、自分の考えを相手にわかりやすく伝え納得させる必要があります。ロジカルシンキングのスキルがないと「何を言いたいのかわからない」という状況に陥りやすく、相手に自分の考えが伝わらないまま終わってしまいます。MECEやロジカルツリーなどの考え方・手法を学び、論理的に対応できるロジカルシンキングスキルの習得がオススメです。
情報を相手に伝わりやすくするため、文書作成力を身につけることがオススメです。 知識だけではなく、様々な書式に応じた文書作成のコツやビジネスメールの書き方の注意点を学習。また、礼儀作法、敬語の活用と言葉の言い回しなど、情報伝達力の向上を目指せます。
文書作成関連研修を成功させるポイントをご紹介します。
文書作成の研修を行う際は、研修を何のために行うのかという目的と、対象を明確にすることが大切です。文書作成研修のゴールは2つで、文書作成への苦手意識の克服と誰もが読みやすい文書作成スキルを身に付けることです。ゴールを明確にしておくことで、どのような研修を選ぶべきかわかりやすくなります。対象についても、内定者・新人・若手のどの層を対象にするのか決めましょう。内定者や新人には基本的な文書作成のルールを学んでもらい、社内・社外を問わず読みやすい文書を作成する技術を磨いてもらいます。目的と対象に合わせてゴールを設定し、必要なカリキュラムを検討することが重要です。
文書作成研修を行うにあたっては、ビジネスマナーの基本を学んでもらうこともポイントです。ビジネス文書では取引相手に応じて文言を変更し、適切な言葉づかいの文書を作成する必要があります。そのためには、ビジネスマナー研修も行いながら、社会人らしい振る舞いや言葉づかいを学んでもらいましょう。特に新人や若手には正しいビジネスマナーを身に付けてもらい、文書作成研修にも活かすことが重要です。
文書作成は知識を学ぶだけではなく、実践形式の演習を行うのも効果的です。単に知っているだけでは、実際の文書作成では役立てられないからです。研修を成功させるには、研修で手書き文書を作成し、実際にグループやペアで読み合わせを行うのがよいでしょう。パソコンでは操作に集中しすぎてしまい、文書の内容が頭に入りにくいからです。必ずしも手書きにこだわる必要はありませんが、自分の手で作成したものは記憶にも残ります。研修の効果を高めるためには、知識のインプットだけでなく、記憶に定着するアウトプット学習も重視しましょう。
ユーキャンの文書作成関連研修の3つの特長について説明します。
会社の方針や、「こうなってほしい」をヒアリングした上で、受講者のレベルを見極めながら、ご担当者様、講師、営業担当三社一体となってカリキュラムを作成していきます。さらに研修内で扱う事例やワークも、社内で実際に起こった出来事など、受講者がイメージしやすいものへカスタマイズすることも可能です。より実務に即したカリキュラムを組み立てることで、研修の効果を最大化します。
座学の一方的な講義で知識だけをインプットしても“実務で即活用”とはなりません。ロールプレイやディスカッション、ワークを通じて、アウトプットに重きを置き、研修を進めていきます。さらに、講師や受講者からのフィードバックを受け、実務に活かせるスキルをより自分のものにしていきます。
研修内容やテーマにより、研修後もフォローシート・アクションプランなどで実践・定着に向けたアフターフォローをいたします。「アクションプランが実行できているか、３か月後に講師と個別に面談したい」、「半年後にフォロー研修を実施したい」など、ご要望をお聞かせください。他にはない、手厚いフォローで受講者の成長をサポートいたします。
文書作成関連研修をスキル・テーマ別で紹介します。
論理的に文書作成ができる「ロジカルライティング」を身につける
課題解決のためのロジカルシンキングを実践できるように。
論理的思考を実践させたい
問題解決スキルを養いたい
業務遂行スキルを上げたい
従業員の説明や文書作成の論理性を高めたい
(1)問題の発見
問題を発見するためのフレームワークとは
(2)原因の追求
原因を追求するための基本的な考え方とは
(3)真因の特定
真因の概念と導出方法とは
(4)課題の設定
課題を設定する際の基本概念とは
(5)解決策の立案
解決策の導出方法と優先順位づけの考え方とは
(6)演習：ミニケースを活用した問題解決演習
(1)仮説思考
問題解決を効率的・効果的に実践するために必要な仮説思考とは
(2)仮説の構築
仮説を構築する時の考え方と留意点
(3)仮説の検証
仮説を検証する時の方法や留意点
(4)演習：ミニケースを活用した仮説構築演習
(1)ロジカルシンキングの基本要素
ロジカルシンキングのベースとなる基本要素とは
(2)情報をストラクチャー化する基礎概念
情報を構造化するための帰納法と演繹法とは
情報を分解するためのMECE（ミーシィ）とは
情報を深掘りするための因果関係とは
(3)情報のストラクチャー化の実践
ロジックツリーの基本概念とは
WHATツリーを使った思考の進め方と活用場面
WHYツリーを使った思考の進め方と活用場面
HOWツリーを使った思考の進め方と活用場面
(4)演習：ミニケースを活用したロジックツリー作成演習
社会人として必要なビジネスマナーを学べ、社内外文書作成に応用できるスキルを習得！
オンラインやリモートといった新時代に求められるマナーを習得。
ビジネスマナーをどう身につけさせたらよいか悩んでいる
過去実施した研修に不満を感じている
予算は押さえたいが、質にはこだわりたい
現場ですぐに生かせるスキルを身につけさせたい
(1)ビジネスマナーの重要性
討議：「なぜビジネスマナーは必要なのか」「ビジネスマナーの原点は何か」
(2)ビジネスマナーの基本項目
身につけるべき項目を確認する
(3)実践するためのポイント
3つの配り、「気づく」から「行動」へ
(1)第一印象
「第一印象の良い人とは」「第一印象が良くないとどんなことが起こるか」
(2)表情（笑顔）～相手の表情は自分を映す鏡～
返報性、顧客心理、脳への働きかけ
(3)身だしなみ～仕事に対する姿勢の表れ～
身だしなみのチェックリスト活用による確認
(4)挨拶～こちらから先に、明るく爽やかな挨拶～
「好感度の高い挨拶とは」
(5)態度～『傾聴』は高度なスキル～
アクティブリスニング、ポジティブ表現
(6)言葉遣い（ウチとソト／３つの表現方法（尊敬語、謙譲語、丁寧語）
「ウチとソト」の概念の理解、よく使用する言葉遣いの練習。グループワークでワークシートを完成させながら、正しい表現や場に合った表現を学ぶ
(7)リモートワークにおける留意点
各項目、リモートでの社内外の会議時に留意する点を相手の身になって確認する
(8)コミュニケーションスタイルを知る
スタイルの多様性を知り良い関係を作る
【社会編】(1)コンプライアンス（法令順守） (2)SNSの使い方
私的な立場との差異を考えながら、コンプライアンス、SNS、その他の社会のルールについて考える
【職場編】(1)出勤時・勤務中・外出時・退社時 (2)時間管理 (3)健康管理
職場でのルールやマナーは、相手への配慮が根本にあることの意識づけをしながら、各項目の具体例を考える
ワークを交えて学べたのが良かった
ビジネスマナーの基礎についてワークを交えながら学ぶことが出来たので実際の場面を想定しやすかったです。「相手の立場に立つ」という考えられそうで難しい課題を深く考えることができました。
実践でも生かしていきたい
基本的なマナーとはいえ名刺交換などの作法などよく知らないこともあったのでとてもためになりました。今後実践でも使えるよう復習しながら身につけていきたいです。
受講しやすい研修だった
働く上での相手への敬意の重要さなどを理解することができ、大きな学びを得ることができました。講師の方はイメージていたより堅苦しくなく、受講しやすい研修でした。
体系立てた新人教育を実施したい
過去実施した研修に不満を感じている
担当者の負荷をかけずに実施したい
現場ですぐに生かせるスキルを身につけさせたい
マナーを学ぶ意味／非言語情報の重要性／ビジネスマナーの5原則／ビジネスマナー／電話応対
フォロワーシップ・ゲーム／コミュニケーションスタイル／ビジネスマナー／クレーム対応
振り返り、今後のアクションプランの作成・発表
充実した研修でした！
これからの社会人生活にとって重要な根幹部分を学び充実した時間を過ごせた。学んで理解した内容を活かすも活かさずも自分次第なので都度振り返りながら徐々に身につくように実践していきたい。
大変勉強になった！
学生の頃と違い年の離れた人と仕事をする場面が多くなりマナーや基本的なことは「できるが当たり前」の状況下に立つことが多いので学んだことを活かして充実させていきたい。
リモート参加だったが問題無し！
リモートの参加でしたが、こまめに声掛けをしていただくなどの配慮をしていただけたおかげで、対面と同じ気持ちで研修を受けることがでた。本研修で学んだことを実際の仕事を行う中でも実践して定着させていきたい。
ビジネスライティング講座
ロジカルライティングで説得力のある文章作成スキルを学べる！
社会人のマナー講座
社会人として知らないと恥ずかしいマナーをまとめて学習。
営業職向けマナー講座
営業として必須のマナーを習得し、周囲からの信頼アップに。
ロジカルシンキング講座
帰納法や演繹法の手法を学び、論理的な対応スキルを習得。
秘書検定（3・2・準1級）講座
職場で活かせるマナーや接遇、一般常識が身につく人気資格！
