タイムマネジメントとは？コツや実施手順を解説！

タイムマネジメントの意味

タイムマネジメントとは、決められた時間のなかで業務を計画的に進め、成果を出すことを指します。 時間を有効的に使用し、生産性の向上を目指す取り組みです。たとえば、1日8時間勤務のなかでできる仕事が5つあった場合、計画的に終わらせたうえで別の業務を追加できるように時間を管理します。

スケジュール管理との違い

タイムマネジメントは、単なるスケジュール管理とは異なります。スケジュール管理では、いつ、どんな予定が入っているのかを把握し、管理することが基本です。しかし、スケジュール管理だけでは生産性向上にはつながりません。

一方、タイムマネジメントでは、会議や業務などの予定を把握するのはもちろん、成果目標や優先順位の把握、業務ごとの時間の振り返りなど、時間を有効活用できるような計画も含まれます。タイムマネジメントは、スケジュール管理に加えて、さらに時間をどう使うかコントロールする能力が必要とされます。

タイムマネジメントは時間の管理ではない

タイムマネジメントを直訳すると「時間管理」ですが、単に時間を管理するだけではありません。 実際には、使える時間をどう使うのか、自分の行動を管理する能力が求められます。自分が業務をどのくらいで終わらせられるのか把握し、より効率的に業務を進められるように計画を立てて、実行する必要があります。

優先順位を明確にする

限られた時間の中で最大の成果を出すには、タスクの重要度と緊急度を見極めて行動することが不可欠です。たとえば「重要かつ緊急」なタスクを最優先に行い、「重要だが緊急でない」タスクにも計画的に時間を確保することが理想です。自分の中で優先順位を明確にすることで、目の前の業務に追われることなく本来注力すべき業務に集中できる環境が整います。さらに日々のタスクリストに優先度を付ける習慣を持つと、効率的な時間の使い方が実現しやすくなります。

スケジュールを「見える化」する

業務の予定を頭の中だけで管理すると、抜け漏れが発生しやすくなります。そのためスケジュール帳やデジタルツールを活用して「見える化」し、いつ・何を・どれくらいの時間で行うかを明確にすることが重要です。時間の枠を具体的に設定することで、無駄な時間が減り集中力も高まります。また会議や移動、休憩の時間も含めて可視化することで、1日の流れを俯瞰的に把握でき、急な予定変更にも柔軟に対応できます。スケジュールの定期的な見直しも習慣化すると、精度が上がり効果的です。

「やらないこと」を決める

タイムマネジメントの効率をより高めるには「何をするか」だけでなく、「何をしないか」を明確にすることも大切なコツです。すべての依頼・仕事を受け入れてしまうと、本来やるべき業務に割く時間が不足し、結果として生産性が低下するおそれがあります。そのため業務の目的や成果に直結しない作業、他人でも対応可能な内容などは、思い切って断る、または委任するといった判断が求められます。自分の時間には限りがあるという意識を持ち、「選択」と「集中」を意識した行動をとることが、時間の有効活用につながるポイントです。

すき間時間を活用する

タイムマネジメントでは、予定と予定の間に生じる短い「すきま時間」の活用も大きな差を生みます。たとえば10分間あればメールの整理、会議資料の確認、次の予定の準備など軽微なタスクを効率的に片付けることも可能です。こうした短時間の活用を積み重ねることで、全体の作業時間を圧縮し、余裕のある働き方が可能になります。また移動中に学習や思考の整理に時間を使うなど、すきま時間を意識的に「価値ある時間」として活用することで、仕事だけでなく私生活でも充実度が向上します。

振り返りと改善を習慣化する

計画通りに時間を使えたかどうかを振り返ることも、タイムマネジメント力を高めるうえで欠かせません。1日の終わりや週の締めくくりに「何にどれだけ時間をかけたか」「無駄はなかったか」を客観的に見直すことで、次回に向けた改善点が明確になります。振り返りを習慣化することで、自分の行動パターンや時間の使い方のクセにも気づけるようになり、より現実的で柔軟なスケジュール設計が可能になります。PDCA（計画→実行→振り返り→改善）のサイクルを回すことが、タイムマネジメントの質を継続的に高める鍵です。

1.業務・タスクの洗い出し

タイムマネジメントするには、まず業務やタスクの洗い出しが必要です。業務を整理し、可視化すれば、思いつきや行き当たりばったりで動くことを防げます。

具体的には、業務やタスクをリストアップして書き出すのがおすすめです。客観的に把握しやすく、業務ごとにかかる時間や予測も把握できます。たとえば、事務作業について整理する場合、書類の作成・整理・データ入力・メール作成など、細かいタスクまでしっかり洗い出しておきましょう。

大まかな認識では、業務やタスクを忘れてしまったり、作業にかかる時間が予測できずに時間を配分できなくなったりするなど、うまくタイムマネジメントできなくなってしまいます。自分がやるべき業務やタスクを細分化して、さらに時間の内訳も把握しておけば、より効果的にタイムマネジメントできるでしょう。

たとえば、表形式でわかりやすくすると一目で確認できます。フォーマットを作っておけば、洗い出しに時間を取られません。まずは1週間分の業務を洗い出し、次に同じ手順で1か月分を洗い出すといいでしょう。さらに、業務を洗い出して可視化した後も状況に合わせて、表を修正していくと、精度の高いタイムマネジメントを実現できます。

2.優先順位の決定

手順の初めにリストアップした業務やタスクについて、優先順位を決めていきます。優先度は、重要度と緊急度の2つの軸から判断し、以下の表のように大きく4つに分けて考えるといいでしょう。

緊急で重要（A）	緊急だが重要ではない（B）
緊急ではないが重要（C）	緊急でも重要でもない（D）

重要度は、成果につながるかどうか、緊急度は納期が近いかどうかで判断します。 上記でいえば、Aが最も優先度が高く、Dが優先度の低い業務・タスクです。

このように優先度順に業務やタスクを見つめなおせば、時間をかけるべき業務や短時間で終わらせるべき業務、今やるべきではない業務がわかります。優先度の低いDに当たる業務は、本当に必要なのか確認したり、外部に委託したりして対処するといいでしょう。業務やタスクに優先順位をつけるのは、タイムマネジメントのなかでも特に重要な作業です。

3.業務目標の設定

業務やタスクの優先度から取りかかる順番を見直したら、業務やタスクごとに目標を設定しましょう。目標の内容は複雑にせず、一目見て理解できる内容にすると実行しやすくなります。

また、簡潔でかつ具体的にやるべきことがわかる内容だと効果的です。たとえば「業務にかかる時間を短縮する」などの曖昧な目標にすると、指標がわかりにくいため取り組みがうまくいったのか判断できません。

業務やタスクに設定する目標には「業務時間を30分短縮する」「業務にかかる人員を減らす」など、具体的で成果がわかりやすいものにしましょう。タイムマネジメントするうえで、自社だけでは目標達成が難しい業務は、外部への委託を考えるのも1つの選択肢です。

4.振り返りの実施

タイムマネジメントを実施し、業務やタスクが予測通りにいかなかった場合や、目標を達成できなかった場合、できなかった原因や理由を検討しましょう。具体的には、業務・タスクごとに実際にかかった時間を記録しておき、リスト化した際の予測時間や目標時間と比較します。特に、優先度の高い業務に時間を割けているか確認しましょう。

実際に業務に取り掛かった時間を振り返れば、タイムマネジメントの重要性を再認識できるほか、やり方の改善にもつながります。タイムマネジメントは、最初からうまくいくわけではありません。トライ＆エラーを繰り返しながら改善を図っていく必要があります。

業務効率の向上

タイムマネジメント研修を受けることで、業務の優先順位付けや計画的なスケジュール管理の重要性を理解し、実践できるようになります。これにより無駄な作業や行き当たりばったりの対応が減少し、限られた時間の中で高い成果を上げることが可能です。またタイムマネジメントスキルが身につくことで、作業時間の短縮や業務プロセスの最適化にもつながり、組織全体の生産性向上に貢献する効果が期待できます。

ストレスの軽減

業務が計画的に進められず常に時間に追われる状態は、社員のストレスを高める大きな要因です。タイムマネジメント研修では、業務の見える化や効率的な時間配分の方法を学ぶことで、余裕を持ったスケジューリングが可能になります。これにより業務中にも精神的な余裕が生まれ、過度なプレッシャーや焦りを感じることなく、安定したパフォーマンスを発揮できるようになります。

ワークライフバランスの改善

タイムマネジメントスキルが向上すると、業務時間の無駄が減り、定時内での業務完了や残業時間の削減が実現しやすくなります。これにより仕事とプライベートのバランスが取りやすくなり、従業員満足度の向上や離職防止にも効果が期待できます。また適切なタイムマネジメントを習慣化することで、働きやすい職場環境の整備にもつながる点も大きなメリットです。ワークライフバランスが改善すれば社員のモチベーションは高まり、スキルアップやキャリアプランにもプラスとなる要素が多くなります。